Mitarbeiterintegration, Mitarbeiterzufriedenheit, Mitarbeitergespräche. Von Unwissen über Erwartungen bis hin zum Zauberwort Wertschätzung. Begriffe, die in der heutigen Arbeitswelt in aller Munde sind. Onboarding wird immer wichtiger und doch läuft noch vielerorts noch nicht alles so, wie es sein sollte.
Der erste Arbeitstag kann ganz schön nervenaufreibend sein. Klar, als Bewerber hat man sich sorgfältig über das Unternehmen informiert, kennt das Tätigkeitsfeld und die Unternehmensphilosophie. Als Neuling fühlt man sich trotzdem: Die Kollegen sind noch nicht persönlich bekannt, und wie der Arbeitsalltag abläuft, ist bisher nur Fantasie. Umso schlimmer ist es, wenn man voller Elan, wenn auch mit dem ein oder anderen mulmigen Gefühl, beim neuen Arbeitgeber erscheint und nicht weiss, wohin. Ist denn niemand da, um einen zu empfangen?
Was ist Onboarding?
Der Begriff kommt aus dem Englischen (kurz für «taking on board») und bedeutet wörtlich übersetzt das «An-Bord-Nehmen» von neuen Mitarbeitern. Eingeordnet wird er im Bereich Personal-, insbesondere im Talentmanagement. Schwerpunkt dabei ist die systematische Einführung und Integration von neuen Arbeitnehmern, damit diese sich besser im neuen Arbeitsumfeld zurechtfinden können. Denn auch wenn die Aufgabenbereiche zwar aus der Stellenbeschreibung herauszulesen und den eigenen beruflichen Erfahrungen abzuleiten sind, weiss man nicht so recht, was jetzt zu tun ist.
Onboarding als Trend – Tendenz steigend
Zunehmend Bedeutung gewonnen hat das Onboarding vor alle aufgrund des Fachkräftemangels und der steigenden Mobilität. Für qualifizierte Arbeitskräfte wurde es in den vergangenen Jahren immer einfacher. Einen neuen Mitarbeiter gleich nach wenigen Tagen wieder zu verlieren, ist für das Unternehmen mit hohem Kosten- und Zeitverlust verbunden. Deshalb sollte es das Ziel einer jeder Unternehmung sein, die neuen Mitarbeiter vom ersten Tag anzubinden. Hier kommt das erfolgreiche Onboarding ins Spiel! Hier wird der Grundstein für die künftige Beziehung zum Arbeitgeber, dem Arbeitsplatz und den Kollegen gelegt. Es beeinflusst die Einstellung des (neuen) Arbeitnehmers positiv, präsentiert die Unternehmung als attraktive und verleitet im besten Fall sogar dazu, dass man im Netzwerk des Mitarbeiters weiterempfohlen wird.
Wie nicht?
Am deutlichsten lässt sich die Wichtigkeit von einem gut organisierten Onboarding-Prozess an einem «Worst-Case-Szenario» aufzeigen: Der neue Mitarbeiter steht am Empfang und muss darauf warten, abgeholt zu werden. Der für die Einarbeitung verantwortliche Mitarbeiter liegt mit Grippe zu Hause im Bett, ein Ersatz wurde nicht organisiert, der Schreibtisch ist noch nicht eingerichtet, administrative Zugangsdaten fehlen und niemand fühlt sich für den Wartenden verantwortlich. Tönt schrecklich? Ist es auch! Dennoch sind genau solche Szenarien leider Alltag, da sich viele Unternehmen zu spät oder gar nie Gedanken über die ersten Arbeitstage eines neuen Mitarbeiters machen. Sich im neuen Betrieb von Anfang an wohlfühlen? Fehlanzeige! Die Fakten sprechen für sich: knapp 15 % der Unternehmensneulinge fühlen sich schon vom ersten Tag so unwohl bei ihrem neuen Arbeitgeber, dass sie an Kündigung denken.
Mehr als nur ein Einarbeitungsplan
Erfolgreiches Onboarding beinhaltet nicht nur die Erstellung eines Einarbeitungsplans oder ein reibungslos verlaufender erstes Arbeitstag. Oft rücken wichtige Umsetzungsschritte neben der fachlichen Integration in den Hintergrund. Ebenso relevant sind aber auch die soziale und kulturelle Eingliederung: Der Mitarbeiter wird Teil eines neuen Teams und internalisiert mit seiner Praxiserfahrung wichtige Unternehmenswerte, über die er zuvor vielleicht nur auf dem Papier oder im Internet gelesen hat. Das ist noch einmal eine ganz andere Erfahrung als die mentale Beschäftigung mit dem Unternehmen, seiner Philosophie und seinen Tätigkeitsbereichen. Und genau deshalb ist das Onboarding entscheidend: Um neuen Mitarbeitern praktische Orientierung zu geben und es ihnen leichter zu machen, sich im Unternehmen einzuleben.
Schrittweise Integration
Das Onboarding lässt sich bei den meisten Unternehmungen in drei Phasen unterteilen. Die erste beginnt bereits direkt nach der Vertragsunterzeichnung, schon bevor der Mitarbeiter überhaupt die neue Stelle antritt. Einer der wichtigsten Punkte dabei ist, ihm einen konkreten Ansprechpartner für aufkommende Fragen anzugeben – vielerorts nennt man diese Aufgabe «Paten. Auch ein übersichtlicher Einarbeitungsplan, bereits installierte Mailadresse, Passwörter, Schlüssen und Visitenkarten tragen einen grossen Beitrag zur Wertschätzung bei. Die zweite Phase beginnt mit dem ersten Arbeitstag im neuen Unternehmen. Auch hier sind es viele kleine Details, welche Wertschätzung ausdrücken und dem neuen Mitarbeiter ein gutes Gefühl geben. Angefangen von der freundlichen, persönlichen Begrüssung über eine kleine Grusskarte bis hin zu einem kleinen Rundgang mit den wichtigsten Anlaufpunkten. In den ersten Tagen ist es darüber hinaus sinnvoll, vermehrtes Feedback einzuholen. Damit ergibt sich ein laufender Übergang in die dritte Phase, bei welcher sich der Mitarbeiter langsam in das Unternehmen eingelebt hat. Die Intensität der «Betreuung» nimmt laufend ab, sollte aber nie in Vergessenheit geraten – regelmässige Mitarbeitergespräche und Standortbestimmungen sind ein absolutes Muss.
Ziele des Onboardings
Onboarding hat vor allem eines zum Ziel: Mitarbeiter sollen sich vom ersten Tag an im Unternehmen wohl und wertgeschätzt fühlen. Der Neuzugang soll merken, dass sich sein Arbeitgeber von Anfang an um ihn bemüht und dass er im neuen Kollegenkreis anerkannt wird. Genau deshalb endet das Onboarding auch nicht bei der fachlichen Eingliederung. Sozial und unternehmenskulturell integrierte Mitarbeiter identifizieren sich besser mit ihrem Unternehmen. Eine höhere Identifikation geht oft Hand in Hand mit der Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation. Für den Arbeitgeber kann das den Vorteil haben, dass der Mitarbeiter dem Unternehmen gegenüber langfristig verbunden fühlt, eine höhere Leistungsbereitschaft zeigt und produktiver arbeitet. Je besser die Einarbeitung und Eingliederung funktioniert, desto stabiler ist der erste Grundstein als vertrauensvolle Basis einer dauerhaften Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung. Darüber hinaus soll die gelungene Einarbeitung ermöglichen, dass er Mitarbeiter seine Zielsetzung zu erreichen und Über- oder Unterforderung zu vermeiden. Alle diese Aspekte fördern unterbewusst die Eigeninitiative und Motivation der Mitarbeiter und lässt sie selbstsicherer und überzeugender auftreten. Entscheidend dafür ist auch eine offene Kommunikation, die gegenseitige Erwartungen klar absteckt und konstruktives Feedback zulässt.
Zahlen und Fakten
Den Mitarbeitern ein gutes Gefühl geben, gut auf sie Acht geben und sie wertschätzen, um darauf eine langjährige Arbeitsbeziehung aufzubauen. Teilweise erscheinen die Aspekte des Onboardings als nur selbstverständlich. Dem ist aber nicht so. Eine Befragung vor zwei Jahren ergab, dass 84 % der Unternehmen Verbesserungspotentiale in Ihrem Onboarding-Prozess sehen. Und dies, obwohl sich 97 % derselben Unternehmungen bewusst sind, dass durch gute Onboarding-Massnahmen die fachliche als auch soziale Integration merklich verbessert wird. Im Zeitalter der Digitalisierung ist es darüber hinaus nicht weiter erstaunlich, dass es bereits viele online Lösungen gibt, um das Onboarding zu verbessern. Doch auch wir helfen Ihnen in unseren speziell dafür konzipierten Führungsseminaren gerne weiter! Der ROI ist Ihnen garantiert, denn in jedem Unternehmen sind gute, erfolgreiche und vor allem zufriedene Mitarbeiter das eigentliche Kapital!
Quellen
So gelingt die perfekte Einführung
Was ist Onboarding
Effizienter Onboarding Prozess
