Zeitmanagement durch Priorisierung

Gestern warst Du noch am Strand. Der weisse Sand zwischen den Zehen. Palmen spiegeln sich in Deiner Sonnenbrille. Türkise Wellen, die rhythmisch brausen und den richtigen Takt zum Mittagsschläfchen angeben.

Jetzt sitzt Du plötzlich an Deinem Schreibtisch. Alles ist zu laut, alles ist zu hektisch und der Gedanke, Deine Mailbox zu öffnen, versetzt Dich in Panik. Vor Dir türmen sich Papiere und Post-it und die Kollegen können nicht ahnen, dass Dir ihre Bitte, doch mal kurz dies oder das für sie zu erledigen, den Gnadenstoss versetzt. Du bist gerade erst ins Büro gekommen und brauchst schon dringend eine Kaffeepause. Nein, besser: einen neuen Urlaub!

Hier ist es, das Post-Holiday-Syndrom. Der Blues nach dem Urlaub versetzt in traurige Stimmung und Antriebslosigkeit. Zwei Drittel der Arbeitnehmer sollen daran leiden und die durchschnittliche Dauer liegt bei zwei bis drei Tagen. Ist der Druck bei der Arbeit besonders hoch, können sich die Symptome bisweilen sogar schon am letzten Urlaubstag, beim Gedanken an den Wiedereintritt in den Arbeitsalltag, einstellen. Die vielen Aufgaben, der Zeitdruck und das Gefühl, nie genug zu sein, führen zu Frust. Und der tritt gerade angesichts der Rückkehr aus dem Urlaub verstärkt auf.

Zeitmanagement durch Priorisierung gegen das Post-Holiday-Syndrom

Gar nicht so einfach, aus dieser schlechten Stimmung wieder herauszufinden. Deshalb brauchst Du gutes Zeitmanagement. Das Geheimnis dafür liegt in der Priorisierung Deiner Aufgaben. Das heisst, dass Du entscheiden musst: Was ist wirklich wichtig?

Gerade, wenn sich die Arbeit häuft, besteht jetzt Dein wichtigster Schritt darin, sie zu ordnen. Nicht einfach irgendwo anfangen! Dafür gibt es mehrere Strategien, eine davon ist das Eisenhower Prinzip:

• Zunächst erledigst Du sofort, was wichtig und dringend ist, solange Du noch genug Energie hast.
• Für die zweite Kategorie an Prioritäten setzt Du Termine fest, zu denen Du diese Dinge tun wirst.
• Was dringend, aber nicht wichtig ist, delegierst Du an andere.
• Nicht wichtig und nicht dringend? Weg damit! Ja, Du, darfst E-Mails einfach in den Papierkorb werfen, wenn sie nur Deine Zeit verschwenden. Wichtig ist, dass Du dafür die richtigen E-Mails auswählst.

Zeitmanagement durch Priorisierung in drei Schritten

1. Beantworte die Fragen: Warum arbeite ich hier? Was ist mein Ziel? Führt diese Aufgabe zum Ziel? Finde den Blick für das Wesentliche und lass Dich nicht ablenken. Priorisiere die Arbeit, für die Du brennst und für die Du diesen Beruf gewählt hast. Lass Dich nicht von den Anfragen von der Kollegenschaft oder von Vorgesetzten in Beschlag nehmen. Auch in einer Position als Angestellte:r kannst Du oft entscheiden, welchen Aufgaben Du Dich zuerst widmen möchtest.
2. Was ist das Ziel Deines Unternehmens? Priorisiere dementsprechend die Aufgaben, die Dich diesem Ziel nahebringen.
3. Definiere Deine Aufgabenreihe vom Ziel rückwärts und lege dementsprechend die Schritte fest, die Dich ans Objektiv bringen werden. Hier ein Beispiel: Dein Ziel ist es, 150.000 CHF im Jahr zu verdienen. Das bedeutet, Du benötigst in einem Jahr 1000 Verträge, was sich in 200 Verträge mit bestehenden Kunden und der Akquise von 50 Neukunden übersetzt. Es ist dementsprechend notwendig, 30 Termine für Gespräche mit bestehenden Kunden zu vereinbaren. Herr Müller ist einer dieser Kunden. Priorität: Auf die E-Mail von Herrn Müller antworten.

Nicht selten hat mit der richtigen Priorisierung also eine E-Mail an Kundschaft eine grössere Wichtigkeit als Dein Bericht an Vorgesetzte. Das kannst Du auch ebenso begründen und dabei höhere Motivation bei Deiner Arbeit finden.

Die ersten Wochen nach den Ferien können den Blues bringen. Sie können Dir aber auch eine Chance bieten, Deine Prioritäten neu zu strukturieren und bessere und produktivere Gewohnheiten zu finden.